Quem já conviveu comigo, sabe que eu adoro automatizar e adoro resolver problemas, é desafiante mas ao mesmo tempo prazeroso, chegar ao fim e ver a máquina a funcionar!!
Outra coisa que adoro poupar é tempo, um recurso escasso, e este foi o desafio que levou a esta newsletter.
O desafio era automatizar o processo de onboarding de novos Convidados para o Marketing e Cenas, porque verdade seja dita, ninguém gosta de andar a preencher páginas de notion com info do Convidado, enviar links, pedir contactos…
Já tivemos uma solução a funcionar, criada maioritariamente pelo Jorge, mas que por algumas mudanças e a última mudança do ponto de entrada que é o calendário, vimo-nos obrigados a reestruturar.
Como fizemos isto? Em equipa 😁
O primeiro passo foi estruturar a informação, nós sabíamos o que tinha de ser feito, em todo o caso, no processo existem sempre desafios, mas se o caminho estiver já desenhado é tudo muito mais fácil.
Desenhar um fluxograma do processo - de onde vem a informação, que informação é necessária e quais os outputs.
Por incompatibilidade de agenda para reunirmos, o Jorge começou por desenhar o fluxograma com os passos base, de forma a termos uma visão de pormenor dos touch points.
Peguei no fluxograma, analisei que ferramentas precisava de conectar e desenhei mentalmente o que ia fazer.
Ponto de entrada: cal.com com webhook para processamento instantâneo;
Marcação no calendário google das lives, com notificação para o Convidado;
Registo do evento no Notion - que aqui serve como a nossa base de dados para gestão e preparação para a live;
Envio de SMS com o link para o formulário com algumas perguntas para o Convidado, ao estilo Typeform, simples e directo!
Segunda fase - Estruturação da informação recolhida
Ponto de entrada: formulário com webhook;
Actualização do evento no calendário;
Actualização do estado da live no notion e preenchimento da página do convidado com a informação recebida de forma estruturada;
Notificações - Work In Progress
Criámos também algumas notificações extra ao calendário para notificar o Convidado antes da live, para evitar esquecimentos ou desmarcações de última hora.
Desta forma, construímos a solução, que andávamos a empurrar com a barriga há semanas ou meses, maioritariamente de forma assíncrona, onde cada um usou o tempo da melhor forma, quando foi possível, mais focados e certamente poupámos tempo para outras actividades.
Além de poupar-me a um trabalho repetitivo e chato que é algo que sempre detestei, evoluí na construção de automações, porque houve alguns desafios pelo caminho, depois revimos e finalizámos todo o processo numa conversa no dia seguinte!
Resumidamente, em 1 a 2 horas, cada um, criámos a solução que nos deixa de cabeça livre para outras coisas, certos de que o sistema funciona e trabalha para nós, deixando-nos espaço para trazer mais convidados ao MeC, fazer followup, etc
Se ficaste com vontade de dar um boost nos teus processos com automações, partilha connosco nos comentários, o que gostarias de automatizar e o que te impede!?
Ah! e se ainda não participas na nossa dose diária de cafeína ainda vais a tempo ☕😋
Ep.78 - Tânia Costa - A Ciência dos Dados
Esta semana damos uma voltinha pela a Análise de dados e como podemos usá-los de forma a que tenham um impacto real nas nossas decisões e nas operações dos nosso Negócios e quem nos vai ajudar nesta missão é a Tania Costa, não percam!
Contamos contigo, como de costume, às 21:00h...
Olá! Espero que estejam bem 👊 obriagdo por toda a partilha.
A minha questão é feita com o objetivo de perceber se, neste caso o Roberto, tem conhecimento de integrações entre sage 50c com woocommerce ou shopify.
Cumps. Obrigado.